Šta je e-fakturisanje?

Elektronsko fakturisanje ili e-fakture je razmena faktura između dobavljača i kupca u integrisanom elektronskom formatu. Potpuno automatizuje proces prikupljanja faktura sa podacima koji se čitaju i usmeravaju direktno od dobavljača u AP sistem kupca bez obzira na format fakture. I dobavljači i kupci mogu upravljati podacima o fakturisanju na centralnoj platformi zasnovanoj na oblaku.

S obzirom na rastuću relevantnost Elektronskog fakturisanja u današnjem svetu, naveli smo neke od glavnih prednosti korišćenja programa za fakturisanje. U ovom članku ćemo ih ukratko istražiti u kontekstu drugih često korišćenih alternativa. Čitajte dalje da biste saznali zašto se e-fakturisanje koristi širom sveta.

Fakturisanje na papiru

Iznenađujuće, značajan deo novčanica koje se danas razmenjuju i dalje su papirne verzije. Međutim, kao što slika ispod pokazuje, ovaj metod nije samo intenzivan po pitanju resursa, već je i znatno intenzivniji po pitanju radne snage od e-fakturisanje. 

Pošiljalac kopira račun, prilaže ga u kovertu i knjiži. Međutim, nastali troškovi nisu ograničeni samo na troškove poštarine. Umesto toga, ono što papirni proces čini skupim jesu ljudski resursi uključeni u kreiranje faktura, koji su predstavljeni u troškovima osoblja i infrastrukture. Kompleksnost i neprilagođenost naplate na papiru biće jasna svakome ko je ikada kreirao određeni broj faktura!

Iznenađujuće, mnogi ljudi „slepo“ veruju pošti kada šalju račune, pod pretpostavkom da će faktura stići do primaoca (što u većini slučajeva naravno i jeste slučaj). Međutim, potvrda primaoca o prijemu dostupna je samo uz dodatnu naknadu uz tradicionalnu papirnu fakturu.

PDF fakturisanje

Sve veći broj kompanija je prešao sa papirnog fakturisanja na fakturisanje u PDF formatu tokom poslednjih deset godina. To je zato što je zakonska e-faktura ekvivalentna papirnoj fakturi i ne zahteva, između ostalog, elektronski potpis. PDF fakture se šalju putem e-pošte ili su dostupne za preuzimanje umesto papirnih faktura. Ovo poslednje se obično koristi u poslovnoj razmeni (B2C), kao što je slučaj kada se preuzima račun za telekomunikacije. 

Napor za pošiljaoca PDF fakture je ograničen na generisanje PDF-a (koje se obično pravi automatski iz IT sistema) i slanje (koje se takođe uglavnom obavlja automatski). Naravno, ovo predstavlja značajno poboljšanje u odnosu na fakturisanje na papiru.

Međutim, proces postaje problematičan na strani primaoca, jer su i dalje suočeni sa potrebom prekucavanja, baš kao i sa papirnom fakturom. Drugim rečima, podaci se ne mogu automatski preneti iz PDF-a u ERP/računovodstveni sistem. Umesto toga, primalac mora da unese podatke ručno ili da ih prenese putem kopiranja.

Sam PDF format je uzrok tome. Nažalost, mnogi ljudi smatraju da e-fakturisanje obuhvata PDF fakturisanje. Međutim, ovo je netačno, jer je PDF napravljen tako da bude čitljiv za ljude, a ne kao strukturisani format dokumenta koji se može obraditi kroz program. Za automatsku razmenu dokumenata, formati kao što su XML, CSV ili EDIFACT su znatno prikladniji.

E-fakturisanje

Elektronsku fakturu kreira pošiljalac i dostavlja je u program za fakturisanje kod primaoca u formatu koji se može programski obraditi (kao što je EDIFACT ili XML). Program za fakturisanje tamo automatski obrađuje elektronsku fakturu, čineći je odmah spremnom za obradu na drugom mestu (npr. verifikacija i odobrenje fakture).

Za razliku od papirnih ili PDF faktura, proces se može potpuno automatizovati bez potrebe za bilo kakvim ručnim procesima.

Pored toga, čim primalac primi račun, pošiljalac (u zavisnosti od tehničkog protokola koji se koristi za prenos računa) dobija odgovarajuću potvrdu.

Kako se ova tri pristupa zapravo porede?

Procesi koji se odnose na slanje i primanje različitih vrsta faktura su prikazani na dijagramu ispod:

Glavne prednosti e-fakturisanja

Ušteda na vremenu, troškovima isporuke i osoblju

U potpunosti se izbegava prolazak kroz naporan proces fakturisanja na papiru, uključujući štampanje i slanje poštom. Sada je moguće dodeliti osoblju, koje je ranije obavljalo fakturisanje, druge zadatke. Na ovaj način, korporacija može da oslobodi resurse i vreme za ulaganje u druge važnije faze poslovanja. Pošto se podaci iz e-fakture mogu automatski prosleđivati u ERP/računovodstveni sistem, primalac je oslobođen potrebe da ručno obrađuje primljenu fakturu.

Smanjeni materijalni troškovi

Fizička roba uključuje troškove za kupovinu papira, koverata, kertridža, markica za štampanje i slanje čekova, plus novac za štampač i njegovo održavanje.  

Brže plaćanje zbog brže obrade

Obično uslovi plaćanja za fakture počinju odbrojavanje čim ih dobijete. Rano i (idealno) pravovremeno plaćanje koje proizilazi iz brze dostupnost elektronske fakture primaocu.

Smanjenje grešaka pri unosu

Greške u unosu su značajno smanjene zbog tekuće automatizacije procesa e-fakturisanja i otklanjanja ručnog kucanja.

Pojednostavljeno arhiviranje

Preduzeća su po zakonu obavezna da čuvaju fakture u evidenciji u slučaju da poreski organi kasnije izvrše reviziju. Trajanje varira od jedne do druge države (obično između 5 i 10 godina). Štampani računi obično nisu dobri kandidati za dugoročno arhiviranje. Arhivirani računi mogu biti izgubljeni kao posledica požara ili poplava. Posledice za poslovanje u ovim situacijama mogu biti prilično skupe; poreski organi tada procenjuju štetu, obično ne u korist preduzeća. Podaci o fakturi su već dostupni sa e-fakturisanjem u slučaju prenosa elektronskog fakturisanja, što ga čini relativno jednostavnim za integraciju u sistem elektronskog arhiviranja. Preslikavanje podataka i odgovarajuće rezervne kopije, koje su karakteristike savremenih sistema arhiviranja, osiguravaju da su podaci o fakturi bezbedni i lako dostupni.

Zelena inicijativa

Prelaskom na elektronsko fakturisanje možete eliminisati potrebu za štampanjem na papiru. Možete smanjiti troškove i otpad povezan sa aktivnostima u lancu snabdevanja papira, pored toga što ćete ih učiniti energetski efikasnijim.