Slanje e-računa u inozemstvo (što je PEPPOL)

U doba digitalizacije u Europi, Peppol je postala mreža za razmjenu e-računa koja pruža izvanredne prilike. Poduzeća mogu razmjenjivati e-račune i e-dokumente s partnerima u inozemstvu, kao i s javnim ustanovama koje već zahtijevaju e-račun u cijeloj EU, koristeći PEPPOL.

Što točno znači Peppol? Kako se poduzeća mogu povezati s njom?

Peppol označava Pan-Europski sustav javnih narudžbi na internetu i međunarodni okvir za interoperabilnost koji omogućuje razmjenu elektroničkih dokumenata, posebno e-računa, između poduzeća i javnih institucija u različitim zemljama. Poduprt od strane Europske komisije, korištenje Peppol-a širi se diljem svijeta i prisutan je u više od 30 zemalja.

Pregled Peppol mreže

Od svog početnog cilja 2008. godine, stvaranja zajedničkog okvira za slanje dokumenata između europskih vlada, Peppol interoperabilna struktura postala je opsežna mreža razmjene e-dokumenata. Omogućava siguran i standardiziran prijenos osjetljivih podataka putem svoje otvorene, interoperabilne mreže.

Koristi OASIS Universal Business Language (UBL) sintaksu, definiranu od strane ISO/IEC 19845. Komunikacija se odvija putem Peppol e-dostavne mreže kroz 4-kutni model koji će biti dalje objašnjen.

Peppol pruža skup smjernica, protokola i standarda koji osiguravaju brzu i sigurnu razmjenu elektroničkih računa između poslovnih partnera. Koristi mrežu točaka pristupa (Access Points) koje djeluju kao posrednici i omogućuju slanje i primanje elektroničkih računa. Ove točke pristupa osiguravaju usklađenost i interoperabilnost s različitim hardverskim i softverskim rješenjima.

Peppol nije samostalan sustav za javne narudžbe, već podržava različite poslovne procese stvaranjem i održavanjem poslovnih dokumenata.

Upotreba Peppol-a u Europi

Od 18. travnja 2020., sve institucije javnog sektora (npr. javne škole, prijevoz) i organi EU obvezni su imati mogućnost primanja Peppol računa.

Također, sve više poduzeća diljem Europe koristi PEPPOL mrežu radi jednostavnog poslovanja.

Standardizacija izdavanja računa olakšala im je trgovinu po cijeloj Europi. Postoji mogućnost da će nacionalni standardi e-računa biti napušteni i postupno zamijenjeni Peppol specifikacijama, ali do tada je još dug put i mogućnost je mala. Također, neke zemlje izvan EU-a odlučile su koristiti Peppol standard kako bi potaknule međunarodnu trgovinu.

Kakve su prednosti korištenja Peppol-a za razmjenu e-računa i e-dokumenata?

Peppol donosi prednosti onima povezanima s mrežom, uključujući standardizirane formate, glatku komunikaciju između poduzeća i pristup velikoj mreži poslovnih partnera za prijenos e-računa i e-dokumenata.

Automatizacija postupaka smanjuje troškove, povećava operativnu učinkovitost i poboljšava točnost podataka pomoću organiziranih formata. E-fakturiranje putem Peppol-a omogućuje različitim poduzećima pojednostavljenu razmjenu dokumenata, smanjenje vremena i povećanje interoperabilnosti, posebno u međunarodnoj trgovini.

Kako se mogu povezati s mrežom Peppol?

Poduzeća mogu pristupiti mreži Peppol surađujući s registriranim točkama pristupa Peppol (AP). Naš program za e-račune e-Invoices online povezan je s PEPPOL mrežom, pa se za slanje e-računa vašim partnerima jednostavno registrirajte i počnite koristiti. Prilikom izdavanja računa odaberite opciju slanja u PEPPOL, ali nas prije toga kontaktirajte kako bismo unijeli PEPPOL ID vašeg primatelja u sust av.

Ukoliko želite povezati svoje poduzeće (svoj sustav, program ili ERP) sa sustavom PEPPOL u svrhu slanja računa partnerima putem PEPPOL mreže u inozemstvo ili proračunskim korisnicima, posjetite DDD Invoices gdje možete obaviti brzu integraciju i za nekoliko dana započeti izdavati e-račune putem PEPPOL-a.

Peppol točke pristupa (AP)

Nezaobilazan dio infrastrukture Peppol mreže je točka pristupa (AP). Djeluje kao posrednik ili vrata koja omogućuju dobavljačima i primateljima razmjenu elektroničkih dokumenata, posebno e-računa. Certificirana točka pristupa ima glavni cilj olakšati slanje e-računa od jedne organizacije do druge. Točka pristupa djeluje kao most između različitih poslovnih sustava i programskih platformi, pretvarajući e-račun pošiljatelja u standardizirani format Peppol BIS billing 3.0, koji može razumjeti sustav primatelja.

Smjernice Peppol BIS Billing

Svaka mreža i platforma ima svoj standard i format u kojem se šalju računi, a Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) su upravo to. Djeluje kao određeni okvir i plan koji definira najbolje standarde i strukturu za uređivanje informacija unutar elektroničkih dokumenata.

4-kutni model

Infografika o 4-kutnom modelu Peppol-a koja objašnjava korake koje e-račun prolazi kroz ovaj sustav!

Kut 1: Pošiljatelj e-računa

Postupak počinje s pošiljateljem, koji može biti poduzeće ili organizacija koja koristi vlastiti softver ili poslovni sustav za stvaranje elektroničkog računa. Točka pristupa pošiljatelja (AP) djeluje kao posrednik i točka povezivanja s mrežom Peppol.

Kut 2: Pretvorba i potvrda na točki pristupa pošiljatelja

E-račun se pretvara u standardizirani format koji je usklađen s Peppol zahtjevima putem AP pošiljatelja. Provjerava podatke na računu kako bi osigurala točnost i usklađenost s potrebnim zahtjevima. Ovaj postupak osigurava usklađenost strukture računa i ograničava pogreške.

Kut 3: Obrada na točki pristupa primatelja

Točka pristupa primatelja prima standardni e-račun putem sigurnog prijenosa iz AP pošiljatelja. Tijekom prijenosa mogu se koristiti šifriranje i druge sigurnosne mjere kako bi se osigurala povjerljivost i integritet podataka.

AP primatelja zatim provjerava i obrađuje primljeni e-račun. To se radi radi potvrde valjanosti i integriteta podataka te usklađenosti s Peppol okvirom. Račun se dodatno pretvara AP primatelja u format pogodan za softver, ERP ili CRM primatelja.

Kut 4: Dostava primatelju

Odobreni i pretvoreni elektronički račun šalje se u program ili softver namijenjen primatelju putem AP primatelja. E-račun primatelj zatim obrađuje unutar vlastitog sustava omogućujući dodatne aktivnosti, uključujući potvrdu računa, obradu plaćanja i vođenje evidencije.

Imenik Peppol-a

Imenik je sličan žutim stranicama, gdje identificira primatelje i obavještava korisnike o tome koje postupke podržavaju i tko je njihov pružatelj AP-a. To također može pomoći u pronalaženju Peppol ID entiteta koji se može koristiti za automatsko prepoznavanje korisnika i ograničavanje neskladnih računa i pogrešaka unosa podataka.

Pristup imeniku Peppol-a ovdje.

Lokalne Peppol vlasti

Zemlje koje primjenjuju Peppol imaju mogućnost da li će se pridržavati zahtjeva OpenPeppol ili stvarati lokalnu Peppol vlast (PA). To ima koristi jer država prilagođava rješenje svojim potrebama i poboljšava transparentnost regionalne razmjene e-dokumenata.

18 zemalja odlučilo se za ovu opciju i stvorilo vlastite vrste dokumenata, diktirajući registraciju putem određenog ponuđivača metapodataka usluga (SMP) ili druge odstupanja. Zatim mogu zastup ati interese i specifikacije svoje regije koje žele promijeniti ili dodati u mrežu Peppol-a.

Prednosti Peppol-a

Uštede i povećana učinkovitost

Peppol olakšava uključivanje kupaca i dobavljača, eliminira potrebu za integracijom više sustava i postupaka ili sklapanjem dvostranih sporazuma za e-računovodstvo. Peppol obuhvaća mnoge postupke elektroničkih javnih naručivanja bez poteškoća, premašujući samo mrežu za e-računovodstvo. Zbog povećane učinkovitosti i eliminacije roaming troškova prijenosa dokumenata postižu se značajne uštede troškova.

Usklađenost, poboljšana sigurnost i smanjene pogreške

Izdavanje računa putem ove mreže osigurava usklađenost s trenutnim pravilima izdavanja računa. E-dostavna mreža, u kombinaciji s Peppol AP, tvori vrlo siguran sustav, posebno u usporedbi s slanjem fizičkih računa poštom. Unos podataka na računu također je automatiziran, što smanjuje mogućnost pogrešaka u podacima.

Pojednostavljeni postupci javnih naručivanja

Budući da računi i dokumenti stižu odmah, računi se puno brže poravnavaju nego tradicionalni računi. To ima ukupan pozitivan učinak na novčani tok i ograničava nesporazume između trgovinskih partnera.

Jeste li spremni doživjeti prednosti e-računa i Peppol-a na vlastitoj koži?

Često postavljena pitanja o Peppol-u

Kako Peppol funkcionira?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) je mrežna infrastruktura koja omogućuje razmjenu elektroničkih dokumenata, posebno e-računa, između tvrtki i javnih tijela. Funkcionira na nizu standardiziranih specifikacija i protokola, omogućujući besprijekornu i sigurnu komunikaciju između sudionika putem 4-kutnog modela.

Koje su prednosti korištenja Peppol-a za razmjenu e-računa i e-dokumenata?

Peppol pruža prednosti onima koji su povezani s mrežom, uključujući standardizirane formate, nesmetanu komunikaciju između tvrtki i pristup velikoj mreži poslovnih partnera za prijenos e-računa i e-dokumenata.

Automatizacija postupaka smanjuje troškove, povećava operativnu učinkovitost i poboljšava točnost podataka pomoću organiziranih formata. E-računovodstvo putem Peppol-a omogućuje različitim tvrtkama pojednostavljenu razmjenu dokumenata, smanjenje vremena i povećanje interoperabilnosti, posebno u međunarodnoj trgovini.

Kako se mogu povezati s mrežom Peppol?

Tvrtke mogu pristupiti mreži Peppol surađujući s registriranim točkama pristupa Peppol (AP). Mi smo jedna od tih točaka pristupa, pa ako trebate izdati samo nekoliko faktura, registrirajte se na usluzi e-Invoices online. Ako želite povezati PEPPOL sa svojim programom za stalnu uporabu, posjetite DDD Invoices API za e-račune.