15 prednosti e-računov (zakaj sploh e-računi, če pošiljam PDF račune?)

E-fakturiranje oz uporaba e-računov podjetjem prinaša številne ključne prednosti, vključno z izboljšano učinkovitostjo, zmanjšanimi stroški, hitrejšimi plačili, izboljšanimi odnosi s dobavitelji in strankami, okoljsko prijaznostjo ter povečano natančnostjo in varnostjo podatkov. Tukaj si lahko preberete, kaj je e-račun, če še niste seznanjeni z vsemi informacijami. Bolj podrobno o računih na sploh, pa na tematiki kaj je račun oz. faktura.

Uvedba e-fakturiranja v celotno poslovanje lahko poenostavi postopke izdajanja računov, pospeši cikle plačil, izboljša denarni tok ter prispeva k prizadevanjem za trajnost. Prav tako lahko okrepi ugled podjetja, zadovoljstvo strank in celotno finančno upravljanje. Z mnogimi prednostmi je e-fakturiranje postalo priljubljena izbira za podjetja vseh velikosti, ki želijo optimizirati svoje fakturiranje in doseči večjo učinkovitost v svojih finančnih operacijah ter posledično v svojem poslovanju. Poglejmo si nekaj ključnih prednosti v članku spodaj.

1. Pridobitev konkurenčne prednosti zarade uporabe e-računa

V hitro spreminjajočem se poslovnem okolju je ohranjanje konkurenčne prednosti ključno pri prizadevanju za inovacije in operativno učinkovitost. Med različnimi vidiki poslovnih operacij izstopa izdajanje e-ačunov kot ključno področje, kjer podjetja lahko izboljšajo svojo učinkovitost in pridobijo konkurenčno prednost z zagotavljanjem dodatne vrednosti svojim strankam. Bolj podrobno o tem smo pisali v navodilih za e-račune in uporabo v podjetju.

2. Prihranki stroškov

Z avtomatizacijo postopka izdajanja računov lahko prihranite več kot 60% časa in stroškov izdajanja računov, kar vam omogoča, da več sredstev namenite drugim poslovnim operacijam. Poleg tega lahko e-fakturiranje znatno zmanjša administrativne stroške, povezane s tradicionalnimi metodami izdajanja računov, kot sta ročno pošiljanje in vnosi podatkov. Ti prihranki se lahko ponovno investirajo v druge dele poslovanja, kot so raziskave in razvoj, trženje ali razširjanje operacij.

Poleg tega, kljub nekaterim stroškom elektronskega prenosa, ti običajno ostanejo minimalni v primerjavi s prejšnjimi človeškimi urami, porabljenimi za izdajanje računov.

3. Povečanje učinkovitosti

Kot veste, so tradicionalni papirnati računi časovno potratni in zahtevajo veliko dela. Vključujejo ročni vnos podatkov, tiskanje in pošiljanje po pošti, kar se lahko vse odpravi z uporabo programske opreme za elektronsko izdajanje računov. S sistemom za e-račune lahko račune ustvarite, pošljete in prejmete v nekaj minutah, kar zmanjšuje čase obdelave in pospešuje plačilne cikle.

4. Avtomatizacija

Avtomatiziran postopek e-fakturiranje je veliko bolj učinkovit kot ročno izdajanje računov!

Možnost avtomatizacije izdajanja računov je ena najboljših razlogov za prehod na sistem e-fakturiranja. Avtomatizacija e-računov zmanjšuje možnosti človeških napak pri vnosu podatkov in obdelavi računov, kar lahko privede do dragih napak in zamud pri plačilih.

 Rešitve za e-fakturiranje pogosto vključujejo funkcionalnosti, kot so samodejna preverjanja veljavnosti in preverjanje napak, ki zagotavljajo, da so računi točni in popolni, preden so poslani. To pomaga preprečevati spore glede zaračunavanja in zamude pri plačilih, kar vodi v izboljšan denarni tok in finančno upravljanje podjetij.

5. Zmanjšanje človeških napak

Uvedba avtomatiziranega sistema prinaša dodatno prednost zmanjšanja človeških napak. Elektronsko izdajanje računov omili te težave s pomočjo naprednih mehanizmov preverjanja in vgrajenih preverjanj pristnosti podatkov, da se zmanjša verjetnost vnosa napak, kar elektronsko izdajanje računov naredi zanesljivo in zaupanja vredno rešitev za izdajanje računov.

6. Skladnost

Glavna ovira za podjetja, ki želijo razviti svojo lastno popolnoma avtomatizirano programsko opremo, je sledenje nenehno spreminjajoči se davčni zakonodaji. Podjetja, ki poslujejo v različnih državah, morajo opraviti veliko raziskav, da zagotovijo lokalno skladnost z davki. Uporaba programov za izdajanje računov, kot je e-Invoices online omogoča avtomatsko skladnost z evropsko zakonodajo, kar vam zagotavlja mir.

7. Izboljšanje odnosov s dobavitelji in strankami

Učinkovita komunikacija in sodelovanje sta ključna sestavina uspeha B2B. E-fakturiranje lahko pomaga okrepiti te odnose z zagotavljanjem brezhibnega in učinkovitega pristopa k izdajanju računov.

E-fakturiranje omogoča podjetjem, da pošiljajo račune prek interneta, odpravljajo potrebo po ročnem obvladovanju in pošiljanju papirnatih računov. To lahko privede do hitrejše dostave in obdelave računov, zmanjšanja zamud pri plačilih in izboljšanja odnosov s dobavitelji.

8. Hitrejši plačilni cikli

Še ena pomembna prednost elektronskega izdajanja računov je sposobnost pospeševanja plačilnih ciklov in izboljšanje denarnega toka. Tradicionalne metode papirnatega izdajanja računov pogosto vključujejo zamude pri pošiljanju in ročnem obdelovanju, kar lahko privede do daljših plačilnih ciklov.

Nasprotno pa s e-fakturami dobavna veriga lahko hitreje napreduje saj se čas čakanja za pošiljanje in prejemanje računa bistveno skrajša. Računi se dostavijo takoj, avtomatizirani delovni postopki pa zagotavljajo hitro obdelavo in odobritev.

9. Izboljšanje denarnega toka

Z roko v roki s hitrejšimi plačilnimi cikli e-fakturiranje podjetjem nudi večjo preglednost in nadzor nad njihovim denarnim tokom. Te rešitve pogosto vključujejo funkcije sledenja v realnem času in poročanja, kar podjetjem omogoča spremljanje stanja njihovih računov in plačil. Ta pregled omogoča podjetjem, da pravočasno prepoznajo in rešijo morebitne zamude pri plačilih ali spore, zagotavljajoč, da denarni tok ostane zdrav in predvidljiv.

10. Prilagodljive možnosti plačil

Mnoge rešitve za e-fakture vključujejo funkcije, kot so spletni plačilni portali ali elektronske možnosti plačil, ki omogočajo strankam plačevanje računov na spletu, hitro in varno. Ta priročnost lahko privede do izboljšane zadovoljstva strank in zvestobe, saj strankam nudi večjo prilagodljivost in priročnost pri upravljanju plačil.

11. Okrepitev varnosti

Prednost elektronskega izdajanja računov je, da je veliko bolj varno in varno kot tradicionalno, papirnato izdajanje računov!

Natančnost podatkov in varnost sta ključna vidika izdajanja računov in finančnega upravljanja podjetij. Tradicionalno papirnato izdajanje računov je ranljivo za napake, krajo podatkov in goljufije. e-fakturiranje ponuja izboljšano natančnost podatkov in varnostne ukrepe, ki zmanjšujejo te nevarnosti.

Rešitve za e-fakturiranje običajno vključujejo samodejne funkcije preverjanja podatkov in preverjanja napak, ki zmanjšujejo možnosti napak pri podatkih o računu. E-računi so manj dovzetni za poškodbe, izgubo ali krajo v primerjavi s papirnatimi računi. Platforme za e-fakturiranje pogosto uporabljajo šifriranje, avtentikacijo in druge varnostne ukrepe, da zaščitijo podatke računov pred nepooblaščenim dostopom in goljufijo.

12. Potrdilo sledenja

Uvedba e-računov prinaša več prednosti, ena izmed njih je ustvarjanje potrdila sledenja. Potrdilo sledenja se nanaša na kronološki zapis, ki sledi in dokumentira zaporedje dejavnosti ali dogodkov, povezanih s specifično transakcijo ali postopkom. V kontekstu e-računov potrdilo sledenja zagotavlja podroben in pregleden pregled procesa izdajanja računa, od ustvarjanja računa do njegove dostave in plačila. To lahko koristi pri skladnosti s finančno zakonodajo, notranjimi revizijami in reševanju sporov.

13. Okolju prijazno

Elektronsko izdajanje računov je brez papirja in izboljšuje okolje za doseganje ciljev trajnosti poslovanja!

V današnjem okoljsko ozaveščenem svetu sta trajnost in okolju prijazne prakse vedno pomembnejši za podjetja. Tradicionalno papirnato izdajanje računov prispeva k krčenju gozdov, odpadkom in emisijam ogljika, povezanim s tiskanjem, pošiljanjem in shranjevanjem papirnatih računov.

E-fakturiranje odpravlja potrebo po papirju, zmanjšuje okoljski vpliv. To ne koristi le okolju, temveč podjetjem tudi pomaga postati bolj družbeno odgovorna in se uskladiti s cilji trajnosti, kar lahko izboljša njihov ugled med strankami, dobavitelji in drugimi deležniki.

14. Centraliziran arhiv

E-fakturiranje lahko poenostavi tudi vodenje in arhiviranje računov, kar olajša podjetjem upravljanje svoje finančne dokumentacije in izpolnjevanje zakonskih zahtev. Poleg tega odpravi potrebo po fizičnem shranjevanju računov, kar zmanjšuje potrebo po prostoru in uporabi materialov za fizično shranjevanje.

Kot del zahtev za e-fakturiranje v posameznih državah zakonodaja določa tudi zakonsko minimalno obdobje, v katerem je treba arhivirati e-račune. Kot del naše storitve, vam ponujamo arhiv, ki varno shranjuje vse vaše izdane in prejete e-račune za zahtevano zakonsko obdobje.

15. Povečanje produktivnosti

Avtomatizirano izdajanje računov ne le zmanjšuje stroške, ampak tudi olajša delo poslovnih managerjev kar se tiče plačevanja e-računov in lahko naredi vaš sistem AP (Accounts Payable) učinkovitejši. Zaposleni imajo več časa za delo na bolj kompleksnih nalogah, pri čemer se ponavljajoče dejavnosti vnosa podatkov zaupajo elektronskemu sistemu za izdajanje računov. To omogoča poenostavljeno usklajevanje računov in uvedba e-računov lahko pomaga osredotočiti se na osnovne poslovne dejavnosti.

Kako lahko e-Invoices online pomaga pri e-računih

Program za e-račune kot je e-Invoices online, vam lahko pomaga pri pridobitvi vseh teh prednosti. Namenjen je malim do srednjim podjetjem in zagotavlja zmogljivo in profesionalno rešitev. Z njim lahko poskrbite za vse vrste računov (avansnih računov, proforma računov ...ipd.) z našo rešitvijo za eračune DDD Invoices pa lahko rešite svojo celotno elektronsko izmenjavo dokumentov.

Med drugim lahko rešite tudi elektronsko izmenjavo dokumentov s tujino skozi omrežje PEPPOL in davčno potrjevanje / fiskalizacijo.

Povzetek prednosti elektronskega izdajanja računov

Skratka, e-fakturiranje ponuja številne ključne koristi podjetjem, vključno z izboljšano učinkovitostjo, zmanjšanimi stroški, hitrejšimi plačili, izboljšanimi odnosi s dobavitelji in strankami, okolju prijaznostjo ter izboljšano natančnostjo in varnostjo podatkov.

Uvedba e-računov lahko poenostavi postopke izdajanja računov, pospeši plačilne cikle, izboljša denarni tok in prispeva k trajnostnim prizadevanjem. Lahko tudi izboljša ugled podjetja, zadovoljstvo strank in celotno finančno upravljanje. S svojimi številnimi prednostmi je e-fakturiranje postalo priljubljena izbira za podjetja vseh velikosti, ki želijo optimizirati svoje izdajanje računov in doseči večjo učinkovitost v svojem finančnem poslovanju ter končno v svojem poslovanju.