Izmenjava e-računov v tujino (kaj je PEPPOL)

V dobi digitalizacije v Evropi je Peppol postalo omrežje za izmenjavo e-računov, ki ponuja izjemne priložnosti. Podjetja, si lahko z uporabo PEPPOL izmenjujejo e-račune in e-dokumente s partnerji v tujini in tudi s proračunskimi uporabniki, ki že zahtevajo e-račun v celotni EU.

Kaj natanko je Peppol? Kako se lahko podjetja povežejo z njim? 

Peppol označuje Pan-Evropski sistem javnega naročanja na spletu in je mednarodni okvir za interoperabilnost, ki omogoča izmenjavo elektronskih dokumentov, še posebej e-računov, med podjetji in javnimi organi v različnih državah. Ob podpori Evropske komisije se uporaba Peppol-a po vsem svetu širi in je prisoten v več kot 30 državah.

Pregled Peppol omrežja

Od svojega začetnega cilja leta 2008, da ustvari skupen okvir za pošiljanje dokumentov med evropskimi vladami, je Peppol interoperabilnostna struktura postala obsežno omrežje izmenjave e-dokumentov. Omogoča varno in standardizirano prenašanje občutljivih podatkov preko svojega odprtega, interoperabilnega omrežja.

Uporablja OASIS Universal Business Language (UBL) sintakso, ki jo določa ISO/IEC 19845. Komunikacija poteka preko Peppol e-dostavnega omrežja prek 4-kotnega modela, ki bo nadalje razložen.

Peppol ponuja zbirko tehnoloških smernic, protokolov in standardov, ki zagotavljajo hitro in varno izmenjavo elektronskih računov med trgovskimi partnerji. Uporablja omrežje točk dostopa (Access Points), ki delujejo kot posredniki in omogočajo pošiljanje ter prejemanje elektronskih računov. Te točke dostopa zagotavljajo skladnost in interoperabilnost z različno strojno in programsko opremo.

Peppol ni samostojen sistem za javna naročila, ampak podpira različne poslovne procese s tem, ko ustvarja in vzdržuje poslovne dokumente.

Uporaba Peppol-a v Evropi

Od 18. aprila 2020 so vse institucije javnega sektorja (npr. javne šole, prevozi) in organi EU dolžni imeti možnost prejemanja Peppol računov.

Tudi vedno več podjetij po evropi se poslužuje uporabe PEPPOL omrežja za namene enostavnega poslovanja.

Standardizacija izdajanja računov jim je olajšala trgovino po celini. Obstaja možnosti,  da bodo nacionalni standardi e-računov opuščeni in bodo postopoma zamenjani s Peppol specifikacijami, vendar je do takrat še dolgo in možnost je mala. Tudi nekate države izven EU so se odločile uporabljati Peppol standard, da spodbudijo mednarodno trgovino.

Kakšne so koristi uporabe Peppol-a za izmenjavo e-računov in e-dokumentov?

Peppol prinaša prednosti tistim, ki so povezani z omrežjem, vključno s standardiziranimi formati, nemoteno komunikacijo med podjetji in dostopom do velikega omrežja trgovinskih partnerjev za prenos e-računov in e-dokumentov.

Avtomatizacija postopkov znižuje stroške, povečuje operativno učinkovitost in izboljšuje natančnost podatkov s pomočjo organiziranih formatov. E-fakturiranje preko Peppol-a omogoča različnim podjetjem poenostaviti izmenjavo dokumentov, zmanjšati čas in povečati interoperabilnost, še posebej pri mednarodni trgovini.

Kako se lahko povežem z omrežjem Peppol?

Podjetja lahko dostopajo do omrežja Peppol tako, da sodelujejo s registriranimi točkami dostopa Peppol (AP). Te povežejo vaše podjetje z omrežjem, tako da omogočijo pošiljanje e-računov. Za prejem le-teh je treba pridobiti edinstven Peppol ID.

Naš program za e-račune e-Invoices online je povezan s PEPPOL omrežjem, tako, da se za pošiljanje e-računov vašim partnerjem, preprosto registriranje in začnite uporabljati. Pri izdaju računa izberite možnost pošiljanja v PEPPOL, pred tem pa nas še kontaktirajte, da v sistem vnesemo PEPPOL ID vašega prejemnika.

V kolikor želite povezati vaše podjetje (vaš sistem, program ali ERP) s sistemom PEPPOL, za namene pošiljanja računov partnerjem po PEPPOL mreži, v tujino ali proračunskim uporabnikom obiščite DDD Invoices, kjer opravite kratko integracijo in v parih dneh lahko začnete izdajati e-račune v PEPPOL.

Peppol točke dostopa (AP)

Nepogrešljiv del infrastrukture Peppol omrežja je točka dostopa (AP). Deluje kot posrednik ali vrata, ki omogočajo dobaviteljem in prejemnikom izmenjavo elektronskih dokumentov, še posebej e-računov. Certificirana točka dostopa ima glavni namen olajšati pošiljanje e-računov od ene organizacije k drugi. Točka dostopa služi kot most med različnimi poslovnimi sistemi in programskimi platformami, pretvarjajoč e-račun pošiljatelja v standardiziran format Peppol BIS billing 3.0, ki ga lahko razume sistem prejemnika.

Smernice Peppol BIS Billing

Vsako omrežje in platforma ima svoj standard in format, v katerem se pošiljajo računi in Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) so prav to. Deluje kot določen okvir in načrt, ki opredeljuje najboljše standarde in strukturo za urejanje informacij v okviru elektronskih dokumentov.

4-kotni model

Infografika o 4-kotnem modelu Peppol, ki razlaga korake, ki jih e-račun naredi skozi ta sistem!

Kot 1: Pošiljatelj e-računa

Postopek začne pošiljatelj, ki je lahko podjetje ali organizacija, ki uporablja svojo programsko opremo ali poslovni sistem za ustvarjanje elektronskega računa. Točka dostopa pošiljatelja (AP) služi kot posrednik in točka povezave z omrežjem Peppol.

Kot 2: Pretvorba in potrditev na točki dostopa pošiljatelja

E-račun se pretvori v standardiziran format, ki je v skladu s Peppol zahtevami prek AP pošiljatelja. Preveri podatke na računu, da zagotovi natančnost in skladnost s potrebnimi zahtevami. Ta postopek zagotavlja skladnost strukture računa in omejuje napake.

Kot 3: Obdelava na točki dostopa prejemnika

Točka dostopa prejemnika prejme standardni e-račun prek varnega prenosa iz AP pošiljatelja. Med prenosom se lahko uporabljajo šifriranje in druge varnostne ukrepe za zagotovitev zaupnosti in celovitosti podatkov.

AP prejemnika nato prejeto e-račun preveri in obdela. To je storjeno za potrditev veljavnosti in celovitosti podatkov ter skladnosti s Peppol okvirom. Račun dodatno pretvori AP prejemnika v format, primeren za programsko opremo, ERP ali CRM prejemnika.

Kot 4: Dostava prejemniku

Odobren in pretvorjen elektronski račun se pošlje v program ali programsko opremo, namenjeno prejemniku, prek AP prejemnika. E-račun nato prejemnik znotraj lastnega sistema obdela, kar omogoča dodatne dejavnosti, vključno s potrditvijo računa, obdelavo plačila in vodenjem evidenc.

Imenik Peppol

Imenik je podoben rumenim stranem, kjer identificira prejemnike in uporabnika obvesti o tem, katere postopke podpirajo in kdo je njihov ponudnik AP. To lahko pomaga tudi pri iskanju Peppol ID entitete, ki se lahko uporablja za samodejno prepoznavanje uporabnika in omejitev neskladnih računov in napak pri vnosu podatkov.

Dostop do imenika Peppol tukaj.

Lokalne Peppol oblasti

Države, ki uveljavljajo Peppol, imajo možnost, ali se bodo ravnale po zahtevah OpenPeppol ali ustvarijo lokalno Peppol oblast (PA). To ima koristi, ker si država prilagodi rešitev svojim potrebam in izboljša preglednost regionalnega prenosa e-dokumentov.

18 držav se je odločilo za to pot in ustvarilo lastne vrste dokumentov, narekovalo registracijo prek določenega ponudnika metapodatkov storitev (SMP) ali druge odstopanja. Nato lahko zagovarjajo interese in specifikacije svoje regije, ki jih želijo spremeniti ali dodati v omrežje Peppol.

Koristi Peppol-a

Prihranki stroškov in povečana učinkovitost

Peppol olajšuje vključitev strank in dobaviteljev, odpravlja potrebo po integraciji več sistemov in postopkov ali sklepanju dvostranskih sporazumov za e-računovodstvo. Peppol zajema številne postopke elektronskih javnih naročil brez težav, presegajoč zgolj omrežje za e-računovodstvo. Zaradi povečane učinkovitosti in odprave roaming stroškov za prenos dokumentov so doseženi znatni prihranki stroškov.

Skladnost, izboljšana varnost in zmanjšane napake

Izdajanje računov prek tega omrežja zagotavlja skladnost z vsakokratnimi pravili izdajanja računov. E-dostavno omrežje, v kombinaciji s Peppol AP, tvori zelo varnostni sistem, še posebej v primerjavi s pošiljanjem fizičnih računov po pošti. Vnos podatkov o računu je tudi avtomatiziran, kar zmanjšuje možnost napak v podatkih.

Poenostavljeni postopki javnih naročil

Ker računi in dokumenti prispejo takoj, so računi poravnani veliko hitreje kot tradicionalni računi. To ima celoten pozitiven učinek na denarni tok in omejuje nesporazume med trgovskimi partnerji.

Ste pripravljeni izkusiti prednosti e-računov in Peppol-a na lastni koži?

Pogosta vprašanja o Peppol-u

Kako deluje Peppol?

Peppol (Pan-Evropski sistem javnega naročanja na spletu) je omrežna infrastruktura, ki omogoča izmenjavo elektronskih dokumentov, predvsem e-računov, med podjetji in javnimi organi. Deluje na nizu standardiziranih specifikacij in protokolov, kar omogoča brezhibno in varno komunikacijo med udeleženci preko 4-kotnega modela.

Kakšne so koristi uporabe Peppol-a za izmenjavo e-računov in e-dokumentov?

Peppol nudi prednosti tistim, povezanim z omrežjem, vključno z standardiziranimi formati, nemoteno komunikacijo med podjetji in dostopom do velikega omrežja trgovinskih partnerjev za prenos e-računov in e-dokumentov.

Avtomatizacija postopkov znižuje stroške, povečuje operativno učinkovitost in izboljšuje natančnost podatkov s pomočjo organiziranih formatov. Računovodstvo preko Peppol-a omogoča različnim podjetjem poenostaviti izmenjavo dokumentov, zmanjšati čas in povečati interoperabilnost, še posebej pri mednarodni trgovini.

Kako se lahko povežem z omrežjem Peppol?

Podjetja lahko dostopajo do omrežja Peppol tako, da sodelujejo s registriranimi točkami dostopa Peppol (AP). Mi smo ena izmed teh točk, da v primeru, da rabite izdati samo nekaj faktur, se registrirajte v storitvi e-Invoices online. V kolikor želite povezati v PEPPOL vaš program, za stalno uporabo pa obiščite DDD Invoices api za e-račune.