Kaj je faktura / račun ?

Faktura ali račun je časovno označen poslovni dokument, ki podrobno opisuje in beleži transakcijo med kupcem in prodajalcem. Če so bili izdelki ali storitve kupljeni na kredit, račun običajno določa pogoje posla in zagotavlja informacije o razpoložljivih načinih plačila.

Vrste računov lahko vključujejo predračun, avansni račun, dobropis in končni prodajni račun. Oblika računov so lahko papirni račun, digitalni račun ali e-račun.

Kaj je faktura - ključne točke 

• Račun je dokument, ki vzdržuje zapis o transakciji med kupcem in prodajalcem, na primer papirnati prejem iz trgovine ali spletni zapis iz spletnega trgovca.
• Računi so ključni elementi notranjih kontrol in revizij računovodstva.
• Stroški, navedeni na računu, morajo biti odobreni s strani odgovornega upravljavskega osebja.
• Računi običajno opredeljujejo pogoje plačila, enotne stroške, pošiljanje, obdelavo in druge pogoje, ki so bili določeni med transakcijo.

Osnove računa oz. fakture

Na obrazu računa mora biti navedeno, da je račun. Običajno ima edinstven identifikator, imenovan številka računa, ki je koristna za notranje in zunanje reference. Račun običajno vsebuje kontaktni podatki prodajalca ali ponudnika storitev v primeru napake pri zaračunavanju.

Tu je primer fakture s podatki na fakturi. Večina podatkov je v vseh državah ista, vendar lahko od države do države, ter od samega tipa fakture ali potreb po davčnem potrjevanju ali e-računu, podatki malo variirajo. 

Pogoji

Pogoji plačila so lahko opredeljeni na računu, skupaj z informacijami o morebitnih popustih, podrobnostih o zgodnjem plačilu ali finančnih stroških za zamude pri plačilih. Prav tako prikazuje enotne stroške postavke, skupno kupljenih enot, prevoz, obdelavo, pošiljanje in pripadajoče davčne stroške, ter podaja celoten znesek, ki je dolžan.

Čas in tiskanje

Podjetja se lahko odločijo za pošiljanje mesečnega izpiska kot računa za vse odprte transakcije. V tem primeru mora izpisek navesti, da kasnejših računov ne bodo poslali. Zgodovinsko so bile računi zabeleženi na papirju, pogosto s proizvodnjo več kopij, tako da imata kupec in prodajalec vsak svoj zapis o transakciji.

V današnjem času se pogosto uporabljajo računi, ustvarjeni na računalniku. Lahko se natisnejo po potrebi ali se pošljejo po e-pošti vsaki strani. Elektronski zapisi vam prav tako omogočajo lažje iskanje in urejanje transakcij po številki, datumu, blagu ali odjemalcu.

Pro forma (predračun)

Pro forma račun je predračun, poslan kupcem pred pošiljanjem ali dostavo blaga. Račun običajno opisuje kupljene izdelke in druge pomembne informacije, kot so teža pošiljke in stroški prevoza. Pro forma računi se pogosto uporabljajo pri mednarodnih transakcijah, še posebej za carinske namene pri uvozu.

Datum računa

Datum računa predstavlja časovno odtisnjen čas in datum, ko so bile blago zaračunane in transakcija uradno zabeležena. Zato ima datum računa bistvene informacije o plačilu, saj določa kreditni rok in rok plačila računa. To je še posebej ključno za subjekte, ki ponujajo kredit, kot je neto 30, kar pomeni, da je plačilo potrebno v 30 dneh.

Podobno imajo podjetja, ki strankam omogočajo vračilo izdelkov, običajno rok, ki temelji na določenem številu dni od dokaza o nakupu, kot je navedeno na računu.

E-računi

Odkar je nastopila doba računalnikov, ljudje in podjetja vedno pogosteje zanašajo na elektronsko fakturiranje kot alternativo papirnatim dokumentom za kar uporabljajo programe za e-račune. Elektronsko fakturiranje, ali e-fakturiranje, je oblika elektronskega poslovanja z e-dokumenti, ki ustvarja, shranjuje in spremlja dokumente, povezane s transakcijami med strankami, in zagotavlja izpolnjevanje pogojev njihovih dogovorov.

Te e-dokumente lahko sestavljajo računi in prejemki, naročila, dobropisi in kreditne beležke, pogoji in navodila za plačilo ter potrdila o plačilu. Digitalni računi se običajno pošiljajo prek e-pošte, spletne strani ali aplikacije, elektronski računi pa direktno iz programa v program.

Prednosti eračuna vključujejo:

• Trajnost in odpornost na fizično poškodbo
• Enostavnost iskanja in razvrščanja po imenih, izrazih ali datumih
• Povečana sposobnost revizije
• Zmožnost tiskanja ali reproduciranja po potrebi
• Zmožnost zbiranja podatkov in poslovne inteligence
• Zmanjšanje porabe papirja

E-fakturiranje vključuje več tehnologij in vstopnih možnosti ter se uporablja kot splošni izraz za opis katerikoli metode, s katero se račun elektronsko predstavi stranki za plačilo. Razvili so se različni standardi e-fakturiranja, kot so EDIFACT, XML in UBL, da bi olajšali sprejetje in učinkovitost.

Poglejte si več o tem, kako izdati svoj prvi e-račun.

Računi in dolgoročne obveznosti

Računi sledijo prodaji izdelka za nadzor nad zalogo, računovodstvo in davčne namene, ki pomagajo pri sledenju obveznosti iz naslova plačil in podobnih obveznosti. Številna podjetja pošiljajo izdelek in pričakujejo plačilo kasneje, zato postane skupni znesek obveznosti za kupca in terjatev za prodajalca.

Današnji računi se prenašajo elektronsko namesto na papirju. Če je račun izgubljen, kupec od prodajalca lahko zahteva kopijo. Uporaba računa pomeni obstoj kredita, saj je prodajalec poslal izdelek ali zagotovil storitev brez prejema gotovine vnaprej.

Računi se razlikujejo od naročilnic, ki se ustvarijo preden kupec naroči izdelek ali storitev.

Računi in notranje kontrole

Računi so ključen element notranjih kontrol računovodstva. Stroški na računu morajo biti odobreni s strani odgovornega upravljavskega osebja. Alternativno se račun ujema z naročilnico, in po usklajevanju informacij se izvede plačilo odobrenih transakcij. Revizijsko podjetje zagotavlja, da se računi vnesejo v ustrezno računovodsko obdobje med testiranjem obdobja prekinitve stroškov.

Zaključek

Račun je dokument, ki se uporablja za obveščanje stranke, da je plačilo dolžno. Prav tako služi kot zapis za izdajajoče podjetje, da lahko sledi svojim terjatvam. V preteklosti so bili računi izdani samo na papirju zaradi omejitev tehnologije. Nedavno postajajo elektronski računi priljubljeni, ker prihranijo čas in denar ter se lahko samodejno generirajo in pošiljajo.