Kako izdati in prejeti e-račun: Vodič za podjetnike

Področje e-računov se je v nekaterih segmentih v Sloveniji že dobro uveljavilo kot učinkovita metoda poslovanja. Celoten postopek se tako odvija v elektronski obliki, brez pošiljanja PDF-jev in potrebe po papirju in poštnih storitvah. Izdaja e-računov je vseeno prilagojena različnim naslovnikom in načinom plačila, zato je pomembno razumeti postopke glede na specifične situacije.

V kolikor želite najhitreje izdati svoj prvi e-račun so tukaj tudi korak-po-korak navodila. 

Izdaja e-računov glede na naslovnike

1. Poslovanje z javno upravo in uporabniki državnega proračuna

Če ima podjetje poslovne interakcije z javno upravo (javna plačila ipd.), je izdaja e-računov potrebna preko UJP portala ročno ali pa uporaba programa za izdajo e-računa, ki ima omogočeno pošiljanje na UJP portal.

To vključuje pridobitev kvalificiranega certifikata, ki služi avtentikaciji z UJP servisi in elektronskemu podpisu računov. Elektronsko podpisovanje pa je potrebno za garantiranje avtentičnosti podatkov na računu. 

Portal tako omogoča enostavno izdajanje e-računov in sledenje njihovemu stanju med/s proračunskimi uporabniki.

Kaj pa, če je izdajatelj javna uprava?

Pri tem, ko je izdajateljska stran proračunski uporabnik, prejemnik pa gospodarski subjekt, (transakcija G2B), se račun pošlje v UJP, UJP pa ga pošlje prejemnikovemu ponudniku e-poti, ki ga dostavi prejemniku v program, e-mail ali Bankart.

2. Poslovanje med pravnimi osebami in med pravnimi in fizičnimi osebami

Negotovinski način

Če podjetnik izstavi račun drugim naslovnikom, kjer se zgodi negotovinsko plačilo (nakazilo direktno na račun banke), se e-račun še ne zahteva. Uporabi se lahko Word, vendar so posebni programi za izdajo računa priporočljivi za večjo preglednost in minimalno tveganje napak.

Vseeno veliko podjetij že uporablja e-račune zaradi prednosti, ki jih e-račun predstavlja. Takrat lahko podjetja uporabijo ponudnike e-poti, kjer pošljejo račun skozi tega ponudnika, ali pa na e-mail prejemnika, če pošiljatelj in prejemnik nista pri istem ponudniku e-poti. 

Gotovinsko poslovanje

Če podjetje pričakuje gotovinsko plačilo, pa je zahtevano uporabljati sistem davčnih blagajn (fiskalizacija računa), ki omogoča posredovanje podatkov o računih neposredno na FURS. Ta sistem zagotavlja nadzor in pregled nad podatki na področju davčnega poslovanja.

Med gotovinska plačila veljajo tudi kreditne kartice, gotovina, spletna plačila (Stripe ...).

3. Izdajanje in posredovanje e-računov pri poslovanju s tujino

Za pošiljanje računov v tujino, e-račun še ni obvezen za vse. 

Vseeno, je potrebno uporabnikom proračuna v drugi državi dostaviti e-račun ali pa lahko vaši poslovni partnerji v tujini zahtevajo uporabo e-računa (kar se dogaja vse bolj pogosto v državah, kjer so e-računi že obvezni na B2B ravni). Takrat se lahko uporabi omrežje PEPPOL. 

Vsi proračunski uporabniki v EU so primorani sprejeti e-račun skozi PEPPOL, mnoga podjetja v tujini pa so že priključena na eno izmed dostopnih točk PEPPOL-a. Za uspešen prenos mora biti tudi vaš partner seveda priključen na eno izmed dostopnih točk. 

Kako izdati e-račun z uporabo različnih tehnologij

1. Uporaba programa za izdajo e-računov

Program e-Invoices online je omogoča izmenjavo faktur in e-dokumentov s proračunskimi uporabniki preko portala UJP, partnerjem, ki zahtevajo e-račun (B2B) preko lastne e-poti, na e-mail kupca ter tudi e-račun v tujino (PEPPOL).

Seveda omogoča tudi PDF račun za vizualizacijo poleg e-računa ali pa zgolj PDF, če ne potrebujete e-računa- Omogoča tudi davčno potrjevanje za gotovinske transakcije.

Pred tem si je potrebno zagotoviti utrezne certifikate ali potrdila za izdajo e-računov oz. fiskalizacijo.

2. Pošiljanje e-računov preko e-pošte

E-račun se lahko enostavno tudi pošlje na e-poštni naslov kupca, ki ga nato lahko uvozi v svoj ERP. To je sicer neoptimalno in ne omogoča vseh prednosti e-računa. Za pripravo e-račune je vseeno potreben program, ki omogoča kreacijo e-računa.

3. Posredovanje e-računa iz lastnega programa preko ponudnikov e-poti

Če vaše podjetje uporablja lasten ERP, potem je smotrno priključiti program na enega izmed ponudnikov e-poti. Eden izmed takšnih je tudi DDD Invoices, ki omogoča prenos e-računov na UJP, med poslovnimi partnerji v Sloveniji in v tujino. Med drugim omogoča tudi, da se lahko vaš ERP sistem uporabijo vaša hčerinska podjetja v drugih državah, in pošiljajo račune v njihove davčne portale, saj omogoča skladnost z več državami hkrati.

Prejem e-računov

1. Z uporabo programa za prejem e-računov

S programom za izdajanje in prejemanje e-računov kot je e-Invoices online, lahko prejmete e-račune direktno v našo storitev.Prejmemo ga lahko preko našega lastnega omrežja, od vaših proračunskih dobaviteljev (preko UJP-a) in od vaših gospodarskih dobaviteljev preko varnega e-poštnega predala.Če vam dobavitelj pošlje PDF, ga lahko tudi OCR-amo in prenesemo v program, da ne rabite uvažati ničesar.Račune lahko tudi prejemate preko PEPPOL-a, če vam ga pošlje kakšen dobavitelj iz tujine.

V kolikor imate ERP, ki potrebuje prejem eračunov, lahko ERP povežete s platformo za eračune DDD Invoices, kjer vam omogočimo direkten prejem e-računov v vaš program s preprosto integracijo z našim REST API-jem.

2. Brez uporabe programov

E-račune lahko prejmete tudi "ročno" s tem, da račun prenesete iz UJP-a ali iz e-maila, kamor vam jih pošljejo dobavitelji. Od tam jih morate obdelati sami in plačati. 

3. Banke 

Pravne osebe

E-račun lahko podjetniki prejmejo tudi v banke, od koder ga lahko plačajo. V kolikor se vaš celoten proces prejemanja e-računov in plačevanja dogaja v bančnem klijentu, je to smotrna opcija. (Račun morate vseeno prenesti za knjiženje ali računovodji, sami, v ERP ipd.)

V kolikor uporabljate ERP in želite plačevati iz svojega programa, pa vam bo bolj ugajalo prejet e-račun uvoziti iz bančnega portala v ERP, kjer boste lahko račune (e-račune) lahko nadaljne obdelali.

Fizične osebe

Za fizične osebe je trenutno v Sloveniji, najboljša opcija prejema v osebni bančno aplikacijo, iz koder ga lahko potem tudi direktno plačate.

Poglejte si tudi kako plačati e-račun in več o predračunih in avansnih računih.

Upamo, da vam bo ta celovit vodič o izdajanju in prejemanju e-računov v Sloveniji vodič v pomoč, pri učinkovitem in zakonitem poslovanju z e-računi. Za kakršna koli vprašanja, se obrnite na naš spletni naslov [email protected] .