Kaj je e-račun (100% vodič za uporabo elektronskega računa v 2024)

E-računi so postali nepogrešljiv del sodobnega poslovanja. V času, ko digitalna transformacija prevladuje v vseh vidikih življenja, se pojavlja vprašanje, kako lahko elektronski računi olajšajo in optimizirajo naše poslovanje. Če želite izvedeti, kako preiti na e-račune in kaj prinašajo, preberite ta članek, ki vam bo razkril vse prednosti in načine uporabe elektronskih računov.

Namesto, da se zanašajo na tradicionalne papirne procese, podjetja uporabljajo digitalne formate in tehnologijo za ustvarjanje, pošiljanje in upravljanje računov elektronsko. Ta pristop prinaša različne prednosti v primerjavi s klasičnimi metodami fakturiranja, vključno z večjo učinkovitostjo, prihranki stroškov, izboljšano natančnostjo in povečano preglednostjo.

E-račun je račun, ki je ustvarjen, prenesen in prejet v strukturiranem, strojno berljivem elektronskem formatu, običajno s uporabo posebnih protokolov izmenjave podatkov, kot so XML ali elektronska izmenjava podatkov (EDI), UBL 2.1 ipd.

Digitalni račun ni enak elektronskemu računu. Namesto tega se pošilja in prejema digitalno v formatu PDF ali JPG, ne v nestrukturiranem računu.

Papirni račun je fizičen, natisnjen dokument, ki vsebuje vse potrebne informacije za zaračunavanje in plačilo, vendar je neučinkovit zaradi višjih stroškov in ročne obdelave.

E-račun je tako strukturiran elektronski dokument, ki vsebuje vse pomembne informacije o poslovni transakciji med kupcem in prodajalcem in nadomešča digitalni ali papirni račun. Njegova prednost je, da so podatki strukturirani, zato jih računalnik lahko lažje razume, kar omogoča avtomatizacijo tega sicer ročnega prenašanja podatkov, printanja in časovno potratnega procesa.

Kaj je eračun?

E-račun ali eračun, znan tudi kot elektronski račun, predstavlja obliko računa v XML obliki, ki nadomešča tradicionalni papirnati ali digitalni PDF račun. S prehodom na e-račune podjetja zmanjšujejo svojo odvisnost od papirnatega poslovanja in olajšujejo izmenjavo informacij med poslovnimi partnerji, ter se znebijo nepotrebnega prepisovanja. 

Čez nekaj let bo celoten svet pošiljal račune v elektronski obliki z enostavnimi transformacijami med različnimi oblikami.

Hitra zgodovina e-računa

E-računi so dosegli zanimivo in bogato zgodovino, ki seže vse do 1960-ih, ko je nastal elektronski prenos podatkov (EDI). Ta prvi korak v digitalizacijo omogoča podjetjem, da pošiljajo dokumente elektronsko, čeprav v preprosti obliki. Prvi e-dokument, manifest za pošiljke, je bil poslan že leta 1965.

V 1990-ih so velika podjetja povečala sprejetje EDI sistemov, ki omogočajo dvosmerno komunikacijo med poslovnimi partnerji, kar je označevalo pojav sodobnih e-računov. Nadaljnji mejnik je bil leta 2001, ko se je e-račun postopoma uveljavljal v zakonodajnem okviru Evrope s Direktivo 2001/115/ES, ki je poudarjala izboljšanje DDV obveznosti in elektronskih formatov.

Od leta 2005 naprej so različne države, vključno z Brazilijo in Mehiko, uvedle obvezne e-račune za davčno skladnost. V 2010-ih so se platforme za e-račune postale bolj uporabniku prijazne in integrirane z drugimi finančnimi programi, ponujajoč avtomatizirane rešitve za podjetja vseh velikosti.

Leta 2014 je Evropska unija sprejela pomembno direktivo 2014/55/EU, ki je spodbujala široko sprejetje e-računov po celotni Evropi predvsem v izmenjavi dokumentov z javno upravo. V 2020-ih smo priča dobi avtomatizacije in oblak-baziranih rešitev za e-račune, ki so postale še bolj pomembne zaradi globalne pandemije, ki je pospešila sprejemanje digitalne preobrazbe v različnih industrijah. Določene evropske države, so tudi že zahtevale mandate za B2B poslovanje z e-računi. V naslednjih letih, bodo vse države Evropske unije in globalno, zahtevale uporabo eračunov sprva v B2B poslovanju, kasneje pa tudi v B2C.

Čeprav so se pojavili nekateri prevladujoči formati, kot je Peppol, standard Evropske unije za elektronske transakcijske dokumente, pa še vedno obstajajo izzivi, kot je raznolikost formatov, ki predstavlja tehnične in finančne ovire. Novodobne rešitve, omogočajo tudi uporabo preprostih odprtokodnih formatov, kot je .JSON, kjer nato poskrbijo za samodejno prilagajanje državnim .XML ali drugim formatom mrež e-računov.

Kljub temu pa se obeta odprta, pametna in trajnostna prihodnost e-računov, ki vključujejo razvoj novih tehnologij, kot so blockchain, umetna inteligenca, internet stvari ipd. To bo prispevalo k ustvarjanju boljših, varnejših in bolj povezanih rešitev za e-račune ter se hkrati osredotočilo na trajnostne prakse, ki zmanjšujejo rabo papirja in spodbujajo digitalne procese.

Prednosti e-računov za poslovanje

E-računi prinašajo številne prednosti, ki optimizirajo poslovanje podjetij. Od povečane učinkovitosti in prihrankov stroškov do izboljšanih odnosov s dobavitelji in strankami, e-računi prinašajo pomembne prednosti podjetjem.

Običajni strošek izdajanja papirne fakture za izdajatelja znaša 11,10 €. V resnici pa ta faktura stane tudi prejemnika 17,60 €, ko so vključeni vsi stroški. To vključuje vse operacije, kot so tiskanje, pošiljanje po pošti, snemanje, plačevanje, usklajevanje plačil, upravljanje gotovine in arhiviranje. Ti zneski se z uporabo e-računov zmanjšajo za 60 do 80 odstotkov.

Elektronsko izdajanje računov prinaša številne prednosti podjetjem:

1. Konkurenčna prednost: Uporaba eračunov omogoča izboljšanje učinkovitosti in inovacij, kar je ključno za vzdrževanje konkurenčne prednosti.
2. Povečanje učinkovitosti: Elektronski računi zmanjšujejo časovno potratne postopke, omogočajo hitrejše dostave in plačilne cikle ter pripomorejo k boljšemu upravljanju denarnega toka.
3. Avtomatizacija: Avtomatizacija pošiljanja in prejemanja računov zmanjšuje možnosti človeških napak in pospešuje procese izdajanja in prejemanja računov.
4. Zmanjšanje človeških napak: Uporaba eračunov zmanjšuje tveganje za napake s pomočjo naprednih preverjanj in mehanizmov za preverjanje pravilnosti podatkov.
5. Skladnost: Novodobni sistemi omogočajo avtomatsko zagotavljanje skladnosti z zakonodajo, kar prinaša mir in zmanjšuje administrativno breme.
6. Izboljšanje odnosov s partnerji: Uporaba eračunov omogoča boljšo komunikacijo, hitrejše obdelave in s tem krepitev odnosov s strankami in dobavitelji.
7. Hitrejši plačilni cikli: Elektronski računi omogočajo hitrejše plačilne cikle, kar prispeva k izboljšanju denarnega toka in odnosov s partnerji.
8. Izboljšanje denarnega toka: Uporaba eračunov omogoča boljši nadzor nad denarnim tokom s sledenjem v realnem času in poročanjem.
9. Prilagodljive možnosti plačil: Številne rešitve vključujejo spletna plačilna sredstva, kar povečuje zadovoljstvo strank.
10. Okrepitev varnosti: Elektronski računi zagotavljajo večjo varnost podatkov, šifriranje in zaščito pred nepooblaščenim dostopom.
11. Potrdilo sledenja: Uporaba eračunov ustvarja natančen zapis dogodkov, kar je koristno za skladnost s predpisi in reševanje sporov.
12. Okolju prijazno: Brezpapirno izdajanje računov zmanjšuje okoljski vpliv, prispeva k trajnosti in izboljšuje ugled podjetja.
13. Centraliziran arhiv: Uporaba eračunov poenostavlja vodenje in arhiviranje računov ter izpolnjevanje zakonskih zahtev.
14. Povečanje produktivnosti: Avtomatizacija ne le zmanjšuje stroške, ampak tudi olajša delo poslovnih managerjev, povečuje učinkovitost in omogoča osredotočanje na osnovne poslovne dejavnosti.

Če povzamemo, uporaba eračunov prinaša številne koristi, kar ga uvršča med vedno bolj pogoste izbire za optimizacijo finančnih operacij in poslovanja podjetij. Vlade ga seveda predpišejo zaradi lažje kontrole davkov, vendar kot vidimo, so koristi na obeh straneh.

XML format in njegovi problemi (ključ do učinkovite izmenjave podatkov z elektronskim računom)

Pri e-računih igra ključno vlogo XML format. XML omogoča standardizirano obliko podatkov, kar olajšuje izmenjavo informacij med različnimi poslovnimi partnerji. 

Ta standardizacija pripomore k učinkovitejšim procesom izmenjave podatkov in zmanjšuje možnost napak, saj uporaba XML formata omogoča avtomatizirano obdelavo podatkov, ker jo računalnik lahko prebere in posreduje v davčne portale ali kupcu. To pospešuje poslovne procese in povečuje natančnost prenosa informacij. Poleg tega pa omogoča tudi boljšo sledljivost poslovnih transakcij.

Čeprav je evropa uzakonila bazni standard za vse evropske države EN 16931, se države odločajo za specifike svojih XML državnih standardov in dodajajo posebne podatke, potrebne za komunikacijo z izključno njihovimi davčnimi portali. Še več, specifične močnejše industrije, kot so avtomobilska in železniška industrija v Nemčiji, se poslužujejo specifičnih standardov med sabo, zato je poslovanje z e-računi še vseeno zelo kompleksno.

Za usklajevanje med različnimi standardi e-računov za potrebe lokalnih ali internacionalnih podjetij, smo razvili rešitev, ki omogoča preprosto uporabo odprtokodnega formata .JSON za pošiljanje glavnih podatkov o fakturi, naša platforma za e-račune pa nato poskrbi za transformacijo v zahtevan državni ali industrijski XML format. Tako lahko podjetja uskladijo svoje poslovanje v samo parih dneh, namesto, da se trudijo z direktno izdelavno specifičnih XML formatov.

Kakšne so potrebe in stanje glede e-računov v Sloveniji?

V Sloveniji izdajatelj eračuna vsem izboljšuje učinkovitost, zmanjšuje stroške in olajšuje natančno vodenje evidenc za podjetja, kar prispeva k digitalni ekonomiji države. Glede na zadnje podatke je Slovenija v vrhu Evropskih držav, ki uporabljajo eračune v svojem poslovanju.Uvedba standarda e-SLOG različice 2.0 s sklenitvijo projekta ROSE 2 leta 2020 zagotavlja skladnost z evropskimi standardi.

Slovenija je leta 2015 uvedla obvezno uporabo e-računa za proračunske uporabnike (G2G in B2G transakcije) z namenom izboljšanja preglednosti, poenostavitve administrativnih procesov. Uprava za javna plačila (UJP) deluje kot centralni sistem za izmenjavo e-računov med uporabniki proračuna.

Najnovejše novice

Za zdaj ni določenega časovnega okvira slovenske vlade za uvedbo e-računov za transakcije B2B, vendar je 3. marca 2023 slovenski parlament soglašal s pregledom predloga zakona št. 54921-12/2023/1. Ta osnutek zakona si prizadeva pridobiti podporo Slovenije za predlagane spremembe v direktivi EU o DDV 2006/112/ES v skladu s predlogom o elektronskem izdajanju računov v Evropski uniji - ViDA. Za zdaj B2B subjekti niso zavezani k obdelavi ali prejemanju elektronskih računov, da bi izpolnjevali te zahteve.

Časovnica uvedbe e-računa v Sloveniji

• 1.januar 2015 - Obvezno je prejemati in izdajati e-račune za transakcije G2G in B2G.
• 2018 - UJP je povezan s Peppol omrežjem.
• Oktober 2020 - Zaključek projekta ROSE 2 za pripravljenost slovenskega elektronskega poslovanja, je označil začetek uporabe standarda e-SLOG 2.0 in odstranitev standarda e-SLOG 1.6.
• 2025-2027 - Predvidena implementacija e-računa za transakcije B2B.

Kaj podjetja potrebujejo za izdajo e-računov?

Zavisi od potreb podjetja, njihove velikosti, procesov ter industrije v kateri so, so rešitve in programi za fakturiranje lahko zelo različni. Preberite si več o tem, v članku z navodili za e-račune.

Programi za izdajo e-računov

Najmanjši uporabniki, kot so samostojni podjetniki in mala podjetja, se lahko poslužujejo preprostih online programov za e-račune, kjer se registrirajo, dodajo certifikat in lahko v roku parih dni pošiljajo e-račune ter dajo dostop do programa tudi računovodstvu ali pa se povežete z računovodskim servisom. E-računov ni moč narediti z Wordom, Excelom ali z programi za izključno PDF račune.

Srednja do večja podjetja lahko uporabljajo takšen program za izdajo in prejem računov v integraciji s svojim ERP sistemom, ali pa naročijo prehod na e-račune specializiranim podjetjem.

Ponudniki programskih rešitev in softver proizvajalci pa se lahko poslužujejo specializiranih rešitev kot je "API za e-račune in fiskalizacijo", kjer z eno samo integracijo pridobijo davčno skladnos z e-računi in davčnim potrjevanjem v večih državah hkrati.

Digitalni certifikat za e-račune

V vseh primerih bo potrebno pridobiti tudi digitalno potrdilo oz. certifikat ali API ključ ali pa bo certifikat na USB ključku, s katerim bo podjetje dokazovalo svojo avtentičnost. 

Najpogosteje podjetja naročijo ustrezne certifikate pri certificiranih ponudnikih kot je Sigenca, Infocert ali pa direktno na davčnem portalu države. 

Za več informacij poglejte članek, ki govori o tem, kako se pridobi takšno digitalno potrdilo.

Kako prejemnik prejme e-račun in kako to olajša plačanje računa

E-računi bistveno pripomorejo k hitrejši in bolj kakovostni obdelavi računov (nič več ročnega prepisovanja računov). To tudi bistveno zmanjša napake pri vnosu.

Posledično je eden ključnih vidikov poslovanja, ki ga e-računi olajšajo, proces prejemanja plačil. Elektronski računi omogočajo hitrejše in bolj zanesljivo prejemanje plačil od strank, saj jih pošiljatelji lahko pošljejo direktno v strankine programe ali pa v spletno banko, če se gre za fizične osebe. S prehodom na e-račune se podjetje izogne zamudam pri plačevanju računov, saj lahko le-te prejmejo v nekaj trenutkih po izdaji.

Hitrejše prejemanje plačil pomeni boljšo likvidnost podjetja in večjo finančno stabilnost. E-računi tako postanejo ključno orodje za optimizacijo denarnega toka in poslovanja.

Poslovanje z elektronskimi dokumenti (e-poslovanje)

E-računi niso samostojni v digitalni krajini poslovanja. Povezujejo se z različnimi elektronskimi dokumenti, kot so naročilnice, dobavnice, proforma računi, avansni računi in druge poslovne datoteke. Integracija s ponudniki EDI omogoča celovito digitalno poslovanje, ki povečuje učinkovitost in zmanjšuje potrebo po ročnem vnašanju podatkov.

Uporaba e-računov kot dela širše strategije uporabe elektronskih dokumentov omogoča podjetjem boljše upravljanje poslovnih procesov in sledljivost transakcij, e-računi postanejo pa ključni gradnik digitalne preobrazbe poslovanja. Preberite si več o e-poslovanju.

Standardizacija e-računov

Ključ do uspeha e-računov leži v njihovi standardizaciji. Standardizirani e-računi omogočajo enostavno izmenjavo podatkov med različnimi poslovnimi subjekti. Ta standardizacija prispeva k učinkovitemu poslovanju in zmanjšuje administrativne ovire.

Na državni se to pogosto dogaja, ko ponudniki elektronskih poti omogočajo transformacijo med eno vrsto XML dokumenta v drugo.

Na evropski ravni pa namen tega predstavlja PEPPOL s svojo PEPPOL BIS specifikacijo, kjer ta oblika formata predstavlja bazo, na katerem države bazirajo svoje e-račun standarde. Podjetja, ki so povezana na PEPPOL sistem, si lahko pošiljajo račune preko tega, standartiziranega PEPPOL formata med seboj tudi v tujino.

Za ponudnike programskih rešitev, ki pa poslujejo v večih državah hkrati, to vseeno predstavlja problem, saj ima vsaka država svoj specifičen standard, ki pa ga lahko rešijo z rešitvijo kot je "api za e-račune in fiskalizacijo."Standartizacije e-računov, kjer bi EU ali pa celoten svet uporabljal samo en standard, še dolgo ne bomo videli. Najbljižje temu so še v severnih državah, kjer so sprejeli uporabo PEPPOL-a tako v B2G kot v B2B transakcijah.

Izmenjava e-računov s tujino (PEPPOL)

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) je mednarodni okvir za izmenjavo elektronskih dokumentov, zlasti e-računov, med podjetji in javnimi organi v več kot 30 državah po svetu. Razvil se je iz skupnega okvira za pošiljanje dokumentov med evropskimi vladami v letu 2008. Omogoča varno izmenjavo občutljivih podatkov prek odprtega in interoperabilnega omrežja s uporabo sintakse OASIS Universal Business Language.

Peppol zagotavlja smernice, protokole in standarde za hitro ter varno izmenjavo e-računov med trgovinskimi partnerji. Podjetje, ki je na eni strani povezano na dostopno točko (AP), ki delujejo kot posredniki za pošiljanje in prejemanje elektronskih računov, skozi dostopno točko na drugi strani dostavi račun prejemniku direktno v državni portal ali programsko opremo. Omogoča tudi podporo različnim poslovnim procesom s ustvarjanjem in vzdrževanjem poslovnih dokumentov.

Od aprila 2020 morajo vse javne ustanove in organi v EU omogočiti prejemanje Peppol računov. Standardizacija izdajanja računov olajšuje medcelinsko trgovanje, saj so mnogi nacionalni standardi opuščeni. Države zunaj EU prav tako sprejemajo Peppol standard za spodbujanje mednarodne trgovine.

Kako poslati e-račun skozi PEPPOL (PEPPOL Access Point)

Dostopne točke Peppol (AP) so ključen del infrastrukture omrežja, ki omogoča enostavno izmenjavo elektronskih dokumentov med organizacijami. Certificirane AP-je uporabljajo kot most med različnimi poslovnimi sistemi, pretvarjajo e-račune pošiljateljev v standardiziran format Peppol BIS računanja 3.0, ki ga lahko razumejo sistemi prejemnikov.

Naš program za e-račune vam omogoča, da pošljete PEPPOL račun javni upravi ali pa partnerju v tujino z minimalnimi zahtevami saj smo certificirana Access Point točka. V kolikor bi radi povezali vaš ERP sistem s PEPPOL-om pa obiščite DDD Invoices.

Izzivi pri implementaciji e-računov

Čeprav e-računi prinašajo številne prednosti, pa se pri njihovi implementaciji srečujemo tudi s izzivi. Varnost elektronskih podatkov, izobraževanje zaposlenih, menjava tehnologij, nadgradnja informacijske infrastrukture in sodelovanje z različnimi poslovnimi partnerji so le nekateri od izzivov, s katerimi se podjetja soočajo pri prehodu na e-račune.

Vendar pa se ti izzivi z ustrezno pripravo in strategijo lahko uspešno premagajo. Sodelovanje z izkušenimi ponudniki e-računov in postopno prilagajanje poslovnih procesov, so ključni koraki pri uspešni implementaciji e-računov v poslovanje.

Razlika med davčnim potrjevanjem (fiskalizacijo) in e-računi

Veliko ljudi še kar misli, da so davčno potrjeni računi (fiskalizirani računi) in e-računi eno in isto, vendar temu ni tako.

E-računi so elektronski dokument, ustvarjen za prenašanje in prejemanje računov med podjetji za izmenjavo blaga in storitev. (V XML obliki.)

Fiskalizacija oz. davčno potrjevanje pa je postopek elektronskega beleženja, potrjevanja in spremljanja finančnih transakcij, zlasti prodaje, za zagotovitev skladnosti s davčnimi predpisi in olajšanje nadzora s strani vlade. V tem procesu se na PDF račun zapišejo podatki, ki potrjujejo stanje računa in QR koda.

Oba načina sta namenjeni boju proti goljufijam pri DDV, vendar ima samo e-račun pozitivne aplikacije pri digitalizaciji postopkov za gospodarstvo, medtem ko fiskalizacija pomaga izključno vladam. 

Kako lahko e-Invoices online pomaga pri e-računih?

Program za izdajo računov e-Invoices Online je zmogljiv program za izdajo in prejem računov, e-računov, fiskalizacijo in omogoča prijazno vsakdanje delo. Namenjen je tistim, ki potrebujejo profesionalno rešitev za srečevanje z računi na pogosti bazi. Nudi fleksibilno vizualizacijo na eni sami strani, kar olajša postopek in omogoča prilagodljivost v formatu, davkih in valuti.

Lastnosti:

• Preprost vmesnik za hitro ustvarjanje e-računov.
• Vizualizacija na eni sami strani za enostavno izpolnjevanje informacij.
• Popolna prilagodljivost vizualnega vmestnika.
• Prilagodljivost v formatu, davkih, valuti in drugih parametrov.
• Samodejno izpolnjevanje podatkov in izračunavanje za pospešitev procesa.
• Povezovanje z ERP sistemi.
• Učinkovitost pri procesu izdajanja in prejemanja e-računov.
• Skladnost s trenutno veljavnimi zakoni in arhiviranje v oblaku.
• Brezplačna različica za preizkušanje funkcionalnosti.

Prepričajte se sami in začnite pošiljati račune z našo aplikacijo.

Zaključek

E-fakturiranje podjetjem prinaša številne prednosti, vključno z večjo učinkovitostjo, prihranki stroškov, izboljšano natančnostjo, hitrejšimi cikli plačil, izboljšano preglednostjo, poleg tega, da so z uvedbo njih v državi izdajatelji primorani stopiti v sklad z zakonodajo. Izdajatelj računa tako ne le poenostavlja finančne procese, ampak tudi spodbuja trajnost in podpira digitalno transformacijo v sodobnem poslovnem okolju.

Kot del ViDA projekta (DDV v digitalni dobi) bodo do leta 2030 v EU uvedene številne spremembe zahtev za digitalno poročanje. Januarja 2030 državam članicam ne bo več dovoljeno uporabljati predhodnega odobravanja e-fakture, kot je v primeru Italije, ki jo že uporablja, zato bodo morale preiti na druge rešitve pred rokom. V tem času bodo države članice morale uvesti e-fakturiranje ali poročanje v realnem času ter upoštevati standard EN 16931 za dolgoročno uskladitev sistemov poročanja.

Pogosto postavljena vprašanja

Ali sta fiskalizacija in e-fakturiranje obvezna v moji državi?

Specifikacije za fiskalizacijo in e-fakturiranje se razlikujejo od države do države. Preverite našo spletno stran z informacijami o pokrivanju različnih držav ali pa nas kontaktiranje na email ([email protected])

Kaj je e-faktura?

E-faktura ali elektronski račun je digitalni dokument, ustvarjen in prenešen elektronsko med podjetji v strojno berljivem formatu, kjer so postavke povsem enako kot pri PDF računu, vendar, da se ga lahko pošilja med softveri. E-fakturiranje je izmenjava takšnih dokumentov prek specifičnega omrežja za e-fakturiranje ali centraliziranega okvira.

Kako se lahko povežem z omrežjem Peppol?

Podjetja lahko dostopajo do omrežja Peppol tako, da sodelujejo z registriranimi točkami dostopa Peppol (AP). Te povežejo vaše podjetje z omrežjem, omogočajo pošiljanje e-računov. Za njihovo prejemanje je treba pridobiti edinstveno identifikacijsko številko Peppol. Registrirajte se in nam pišite na naš e-mail naslov.