Kaj je predračun (proforma), avansni račun (račun za predplačilo) in končni račun

Predračun ali proforma predstavlja dokument, ki stranki posreduje informacije o ceni, pogojih plačila in ostalih informacijah o blagu ali storitvi. Pomembno je omeniti, da predračuna ne knjižimo, zato ne vpliva na našo obveznost do DDV in ne povečuje prihodkov podjetja. (Med naročilnico in predračunom skoraj ni razlike - nekateri izdajo naročilnico brez cene.)

Avansni račun je račun, ki ga izda dobavitelj (ki je davčni zavezanec), ko prejme delno ali celotno plačilo od kupca (davčnega zavezanca) preden izvrši dobavo blaga ali storitve (torej storitev ne bo opravljena v istem davčnem obdobju). 

Končni račun je navadna faktura, ki jo izdamo po opravljeni dobavi.

Tipičen postopek pri izdajanju računov:

1. Korak: Predračun (po potrebi)

Stranki izdate predračun ali ponudbo, ki vsebuje informacije in ceno o storitvi ali artiklu, ki jih nameravate opraviti ali dobaviti. 

2. Korak: Avansni račun (po potrebi)

Če storitev ne bo opravljena v istem davčnem obdobju, plačilo pa ste že prejeli, ustvarite avansni račun.

Pri tem se nanašajte na zakonske zahteve za sklicevanje na predračun, določitve določenega procenta predplačila, storitve in količine.

Primeri: daljši roki do opravljene storitve, rezervacije v turizmu, predplačila na obroke ali plačila po stopnjah

3. Korak: Končni račun

Ko je storitev opravljena, izdajte končni račun, ki vsebuje vse opravljene storitve, količine, cene, DDV in avanse v minusu. Kljub možnosti, da je znesek za plačilo 0 EUR, morate izdati končni račun.

Postopek za izdajo končnega računa je lahko odvisen od tega, ali ste že izdali predračun ali avansne račune:

• Končni račun po opravljeni storitvi ali dobavljenem blagu: Preprosto izdate končni račun.
• Končni račun na osnovi predhodno izdanih avansnih računov: Izberite kupca, datume, artikle, ceno, referenčne dokumente itd. in ustvarite končni račun, ki ga nato povežete z ustreznimi avansnimi računi.
• Končni račun ob izdanem predračunu in avansnem računu: Izberite predračun, iz njega ustvarite končni račun, ki ga nato povežete z ustreznimi avansnimi računi.
• Končni račun iz predračuna : Če ste predhodno ustvarili predračun, ga odprite in ustvarite končni račun.

Kdaj je avansni račun obvezen?

Če ste vi zavezanec za DDV in je vaš kupec pravna oseba in je davčni zaveznik.

IN

Če blago oz storitev še ne bo dobavljeno v istem davčnem obdobju, v katerem ste prejeli predplačilo. (mesečno ali trimesečno)

Davčno potrjevanje avansnih računov

Če prejmemo predplačilo v gotovini ali s plačilno (vključno s kreditno) kartico, je nujno izdati avansni račun, ki ga je treba tudi davčno potrditi v skladu z določbami ZDavPR. Drugače povedano, tudi če prejmemo predplačilo od fizične ali druge osebe, ki ni davčni zavezanec, smo dolžni izdati avansni račun in ga davčno potrditi.

Davčni zavezanci z veljavno identifikacijsko številko za potrebe DDV običajno izdajo avansni račun ne glede na prejemnika, saj so zavezani obračunati ustrezni DDV od prejetih predplačil ter ga vključiti v ustrezno davčno obdobje (mesec, v katerem so prejeli predplačilo).

Kdaj je avansni račun neobvezen?

Ko prejemnik plačila predstavlja fizično osebo ali drugo entiteto, ki ni davčni zavezanec ali pravna oseba, ni potrebno, da davčni zavezanec (dobavitelj) izda račun za predplačilo (avansni račun). V teh primerih se standardni račun izda ob izvršitvi dobave blaga ali storitve.

Če ste davčni zavezanec in prejmete predplačilo pred opravljanjem oproščene dobave v skladu s 46. členom ZDDV-1 (oproščena dobava blaga v EU),

V primeru, da se slovenski davčni zavezanec identificira za namene DDV v drugi državi članici, je treba upoštevati tuja pravila za izdajo računa.

Kako lahko pomaga program za račune e-Invoices online

Vse te opcije, ki o katerim ste brali zgoraj, jih lahko preprosto ustvarite v našem programu e-Invoices Online.

Iz predračunov ali avansnih računov lahko naredite končni račun preprosto tako, iz prejšnjega dokumenta napravite nov račun iz obstoječega, nato pa ga spremenite v končni račun.

Vse te dokumente lahko ustvarite tudi v obliki e-računa. Več o tem na članku kaj je e-račun, prednosti e-računa. Pripravili smo vam tudi navodila za e-račune v kombinaciji s člankom o izdaji in prejemanjem e-računov, da boste lahko kar najhitreje prišli do izdaje prvega e-računa.