Kako plačati e-račun? (Vodič za podjetnike in fizične osebe)

Čeprav dandanes mnoga podjetja že dobro koristijo e-račune zaradi njihovih prednosti, je vseeno prisotno še kar nekaj nejasnosti na širšem področju njhove uporabe.

S tem kratkim vodičem si lahko pomagate, kako lahko izboljšate svoje poslovanje z e-računi, optimizirate ali avtomatizirate plačilni proces, preglednost arhiva in prihranite dragocen čas, glede na to s čim se ukvarjate in kakšen program za prejem e-računov uporabljate.

O tem kaj je e-račun smo že dodobra pisali, med drugim tudi o tem kako e-račun izdati in prejeti skupaj z navodili za e-račune. Danes se posvetimo plačanju.

Kako plačati e-račun: Za podjetnike

Večja podjetja in tisti, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, so na e-račune in elektronsko fakturiranje najbolj navajeni. Vse več podjetnikov pa se vedno bolj zaveda prednosti izmenjave e-računov, zato programi za uporabo le-teh postajajo vedno bolj popularni.

Plačevanje iz softver-a (spletni programi ali ERP)

Manjši podjetniki, srednja podjetja, s.p. (davčni zavezanci)

Podjetniki in s.p.-ji lahko uporabijo za prejem e-računov in plačanje spletne programe, ki to omogočajo enostavno. Eden izmed takih je tudi e-Invoices Online, ki omogoča izdajo, prejem in arhiviranje e-računov. Prednost takšnih programov je, da so vsi izdani in prejeti računi na enem mastu, lahko dostopni računovodstvu in z možnostjo integracije z ERP sistemi. 

Faktura se potem plača na načine kot jih ponujajo programi, direktno na bančni račun dobavitelja ali na način kot ga preferira prejemnik plačila.

Večja podjetja 

Podjetja, ki uporabljajo svoje ERPe, lahko prejemajo e-račune direktno tja - v povezavi s ponudniki e-poti, od koder jih potem plačajo na način kot je njihova ustaljena praksa. 

V banki

Poslovni subjekti lahko prejete e-račune plačajo z nekaj kliki tudi v svojem bančnem klijentu. Za to se pri banki naročijo na prejem e-računov od dobaviteljev, ki omogočajo izdajanje e-računa preko bančne poti. Seveda jih morajo potem prenesti v svoje ERP-e ali računovodske programe, kjer jih nato obdelajo ter arhivirajo. 

Brez uporabe softvera

E-račun je mogoče dobiti tudi na e-mail v obliki XML. Ponavadi je zraven še vizualizacija v PDF obliki. (Programi za prejem e-računov za ta namen odprejo varen e-poštni predal in račune uvozijo v sam program.)Te račune je potrebno potem plačati ali na bančni račun, s payment linkom itd. in jih pretipkati v nek program, jih ročno uvoziti v nek računovodski program, poslati  računovodji itd.

Kako plačati e-račun: Za fizične osebe

V banki

Za fizične osebe je najbolj udobna opcija, da prejmejo e-račun v svojo banko, brezplačno.Na to se morajo naročiti v aplikaciji v svoji spletni banki (kjer se naročijo na prejem e-računov za vsakega izdajatelju posebej) ali pa se pri svojem izdajatelju naročijo za pošiljanje e-računa v bančno aplikacijo.Tam so lahko eračuni tako plačani z nekaj kliki ali pa se odločite za direktno bremenitev (trajnik), za popolnoma avtomatiziran prenos plačila.

Razlika med e-računom in direktno bremenitvijo:

• E-račun prejmete neposredno v spletno banko, vendar ga morate sami plačati.
• Pri direktni bremenitvi računa banka poravna račun z vašega TRR-ja brez vašega posredovanja.

Brez uporabe softvera

E-račun lahko fizične osebe tudi dobijo v obliki XML na mail, vendar je ponavadi zraven še vizualizacija v PDF obliki. Te računi se potem plačajo enako kot katerikoli drugi računi, s skeniranjem QR kode ali pretipkovanjem in direktnim nakazilom ali payment link-om itd.

Pogosto zastavljena vprašanja

Kaj je e-račun?

E-račun je elektronski ekvivalent tradicionalnega papirnatega računa, ki ima mnoge prednosti pred PDF ali papirnim računom.

Zakaj uporabiti program za izdajo in prejem e-računov?

Za podjetja predstavlja to dobro rešitev saj lahko imajo vse svoje račune centralizirane v eni rešitvi, dajo dostop računovodji in prejemajo e-račune direktno v program.

Kako naročiti prejemanje e-računov v spletno banko?

V kolikor želite e-račune prejemati preko spletne banke, pojdite v svojo spletno banko in se naročite za prejem.

Kako lahko prejmem e-račune od proračunskih uporabnikov in javne uprave?

Priporočeno je uporabljati softver za prejem e-računov, ki ima vzpostavljeno pot z UJP netom. V kolikor ga ne uporabljate, lahko prejmete e-račun na mail.

Kaj narediti ob prejemu e-računa?

Zavisi od tega ali ste pravna oseba ali fizična. Fizična oseba lahko račun preprosto plača, pravna pa ga mora še shraniti, obdelati in poknjižiti.

Kako se izogniti napakam pri prejemanju eračunov?

Ravno zaradi uvajanja e-računov so napake pri poslovanju minimalne. Podjetja in uporabniki lahko izmenjujejo dokumente brez ročnega pretipkovanja.Problem lahko nastane, ko ponudniki spletnih poti ali država, ne kontrolirajo e-računov na vhodni strani dovolj dobro in jih pošljejo prejemniku v nepravilni obliki.